الأرشيف
الكتاب المنجز يودع برقم وصنف ومدة احتفاظ، وبصمة تفحص كل ليلة
الإيداع في زاجل فعل مؤسسي له سلطة وسجل، لا زر نقل إلى مجلد. الكتاب أو الأضبارة يأخذ رقما مثل ARC-2026-000031، وصنفا من خطة الملفات، ومدة احتفاظ تحسب من يومها، وبصمة للمتن وأخرى للمرفقات.
- خطة ملفات جاهزة بأحد عشر صنفا تعدلها الجهة من الشاشة
- بصمة SHA-256 تعاد وتقارن كل ليلة، ويقرأ معها كل ملف مرفق
- لا شيء ينقضي أو يتلف تلقائيا: الانقضاء يفتح مراجعة وقرارا بسبب
خطة الملفات
لكل صنف مدة احتفاظ، ومن أين تبدأ، وماذا يحدث عند نهايتها
هذه الخطة الافتراضية كما تصل مع التنصيب. الأصناف شجرة برموز، والفرع يرث مدة أصله إن لم تحدد له مدة.
- 01المراسلات العامةمن تاريخ الإيداع٥ سنواتمراجعة
- 01.02تعاميممن تاريخ الإيداع٣ سنواتإتلاف
- 01.03مذكرات داخليةمن تاريخ الإيداع٣ سنواتإتلاف
- 02القراراتحفظ دائمدائمدائم
- 03العقود والاتفاقياتمن آخر إجراء١٠ سنواتمراجعة
- 04الماليةمن تاريخ الكتاب١٠ سنواتإتلاف
- 05الموارد البشريةمن تاريخ الإيداع١٥ سنةمراجعة
- 06الشكاوى والطلباتمن تاريخ الإيداع٥ سنواتإتلاف
- 07التقارير والمحاضرمن تاريخ الإيداع٧ سنواتنقل
- المدة لقطة في السجلتحفظ مع كل سجل وقت إيداعه. تعديل الصنف بعد ذلك لا يغير ما أودع قبله.
- ثلاثة منطلقاتمن تاريخ الإيداع، أو من تاريخ الكتاب كما في المالية، أو من آخر إجراء كما في العقود.
- تعطيل لا حذفالصنف المستعمل يعطل ولا يحذف، فلا ينكسر سجل يشير إليه.
- سلطة منفصلةتحرير الخطة سلطة مستقلة في الأدوار، غير سلطة الإيداع وسلطة الإعادة.
الإيداع
الكتاب يودع حين ينتهي، وبسلطة، وفي خطوة واحدة
- أهلية تقول أسبابهالا يودع كتاب لم تنته حالته، أو عليه إحالة مفتوحة أو موافقة معلقة. وإن رفض الإيداع عرضت الأسباب كلها.
- معاملة واحدةالرقم والصنف والاحتفاظ والبصمتان والسجل تكتب معا أو لا يكتب شيء، ويغلق الكتاب في وارد كل مستلميه.
- سلطة لا مجرد استلامالإيداع لوحدة الموظف وما تحتها سلطة، والإيداع للجهة كلها والإيداع الجماعي سلطة أخرى. و«تم» في الوارد فعل شخصي لا يمس الأرشيف.
- موقع مادي وبطاقاتالمبنى والغرفة والرف والصندوق، وبطاقة مطبوعة للملف ولكل ورقة فيه وللصندوق الحافظ، برمز يقود إلى السجل.
- إعادة إلى التداولبسبب مكتوب وسلطة أعلى، وإلى حالة معتمدة فقط. والإيداع من جديد ينشئ سجلا يشير إلى سابقه.
الأضبارة
كتب القضية الواحدة تودع معا تحت رقم واحد
الأضبارة وحدة إيداع كاملة: سجل لها، وسجل فرعي لكل كتاب فيها.
- ١
جمع السلسلة
الكتاب وكل ما ارتبط به يجمع في أضبارة بخطوة واحدة، والمذكرات الداخلية تستثنى دائما حفظا لختمها.
- ٢
إغلاق بشروط
لا تغلق أضبارة فيها كتاب بانتظار موافقة أو قيد المراجعة، أو إحالة معلقة على أحد كتبها.
- ٣
إيداع برقم وأرقام فرعية
الأضبارة تأخذ رقما، وكل كتاب فيها رقما فرعيا مثل ARC-2026-000031/01، وبصمة الأضبارة تجمع بصمات كتبها.
- ٤
تبقى وحدة واحدة
التمديد والحجز وإعادة التصنيف والتحقق تسري على الأضبارة وكتبها معا.
الاحتفاظ والتصرف
انقضاء المدة يفتح مراجعة، والقرار لإنسان بسبب مكتوب
زاجل لا يتلف كتابا ولا ينقله تلقائيا. كل ليلة تعلم السجلات التي بلغت نهاية احتفاظها «للمراجعة»، ويصل أمناء الأرشيف إشعار واحد بعددها.
- مودعرقم أرشيف وصنف، والاحتفاظ لقطة في السجل
- الاحتفاظ يجريمن الإيداع أو تاريخ الكتاب أو آخر إجراء
- انقضى: للمراجعةجولة يومية تعلمه، وإشعار واحد بالعدد
- قرار بسببتمديد، أو إعادة تصنيف، أو إعادة إلى التداول
حجز قانونييوقف انقضاء الاحتفاظ وأي قرار على السجل حتى يرفع بسبب مكتوب.
- تمديدسنوات تضاف بسبب، من تاريخ الانقضاء أو من اليوم إن كان قد مضى، فيعود السجل مودعا.
- إعادة تصنيفإلى صنف آخر بسبب وسلطة، فيعاد حساب الاحتفاظ من تاريخ الإيداع الأصلي.
- الإجراء المقررلكل صنف إجراؤه عند الانقضاء: مراجعة، أو إتلاف، أو نقل إلى الأرشيف الوطني، أو حفظ دائم، ويظهر على السجل.
- أثر لكل قراركل قرار حدث في سجل الأرشيف بفاعله ووقته وسببه، والقديم والجديد معا.
السلامة
ما في الأرشيف هو ما أودع، ويفحص ذلك كل ليلة
عند الإيداع تحفظ بصمة لمتن الكتاب وأخرى لمرفقاته. وكل ليلة تعاد البصمات لدفعة من أقدم السجلات فحصا، وتقرأ ملفات مرفقاتها من التخزين وتقارن بما أودع.
99cd3966…بصمة واحدة للكلARC-2026-000008 · 2026-09-23- يقرأ الملفات لا الأرقامالتحقق لا يكتفي بمقارنة الأرقام المحفوظة: يعيد قراءة كل ملف مرفق من التخزين ويحسب بصمته.
- تنبيه بالعددالسجل الذي لا يطابق يعلم، ويصل أمناء الأرشيف إشعار بعدد ما لم يطابق، ويفتح لهم مرشحه.
- هوية مجمدةمشغل في قاعدة البيانات يجمد رقم السجل وبصماته ويمنع حذفه، وأحداثه إلحاقية.
- فحص عند الطلبزر «تحقق من السلامة الآن» في صفحة السجل، والنتيجة حدث في سجله.
مركز الأرشيف والبحث
أرشيف واحد يبحث فيه بالعربية كما تكتب
- مركز واحدكل سجلات الإيداع في شاشة واحدة، بمرشحات السنة والصنف والوحدة والحالة، والأرشيف بالأرقام إلى جانبها.
- بحث في كل ما يعرف السجلرقم الإيداع، ورقم الكتاب وموضوعه، ورقم الأضبارة وعنوانها، والصندوق والملاحظات.
- الرؤية لا تتسع بالأرشيفالموظف يرى من الأرشيف ما يراه من الكتب. وأمين أرشيف الجهة يرى بطاقات السجلات كلها، وفتح الكتاب نفسه يبقى بصلاحيات الكتاب.
- الاطلاع مسجلفتح سجل الإيداع يقيد حدث «استرداد للاطلاع» باسم من فتحه في سجل أحداثه.
- احمدأحمدالهمزات تطوى
- مدرسهمدرسةالتاء المربوطة والهاء
- مسوولمسؤولالهمزة على الواو
- ٢٠٢٦2026الأرقام العربية واللاتينية
المسح الضوئي
الورق يدخل من الماسحة إلى الكتاب مباشرة
وكيل مسح على ويندوز ١٠ و١١ يعمل مع الماسحات عبر WIA، ولا يحتاج الموظف أن يحفظ ملفا ثم يرفعه.
- ١
من الماسحة
المصدر خيار صريح: وحدة التغذية أو الزجاج أو تلقائي. والتلقائي يجرب الدرج ثم يسقط إلى الزجاج إن كان فارغا.
- ٢
صفحات تعد حية
الصفحات تصل أولا بأول والعداد يتحرك، والدفعة المنقطعة تحفظ ما وصل منها.
- ٣
إلى مكانه
الملف يرفق بالكتاب أو بالأضبارة أو بنموذج إنشاء الكتاب، ويمر بفاحص الملفات كأي رفع.
- ٤
تحديث موثق
الوكيل يأخذ مثبته من خادم الجهة نفسه، ويطابق بصمة SHA-256 التي يعلنها الخادم قبل التشغيل.
المعايير
مصمم لدعم ISO 15489-1، والحال مكتوب بندا بندا
- صفحة معايير داخل الأرشيفلكل بند من ISO 15489-1 وISO 30301 وضابط A.5.33 في ISO/IEC 27001 حاله: مطبق أو جزئي أو فجوة، وكيف يفي به الأرشيف.
- أدلة حيةأعداد من الأرشيف نفسه تحت كل بند: سجلات قائمة، وما تحقق منه في ٩٠ يوما، وما لم يطابق، والمحجوز قانونيا.
- ما لم يكتمل مكتوبحفظ الوسائط مسؤولية التنصيب، والإتلاف والنقل الفعليان للكتاب لم يبنيا بعد، وتحويل الصيغ عند الإيداع فجوة معلنة.
- للمدققتصدير PDF وExcel، وكل تصدير مسجل. وهذا تصميم يدعم امتثال الجهة، وليس شهادة.
أسئلة تتكرر
عن الأرشيف
هل يتلف زاجل الكتب حين تنقضي مدتها؟
لا. الانقضاء يجعل السجل «للمراجعة» وينبه أمناء الأرشيف، والقرار لهم بسبب مكتوب: تمديد أو إعادة تصنيف أو إعادة إلى التداول. والإتلاف والنقل الفعليان للكتاب لم يبنيا بعد في المنظومة.
ما الفرق بين «تم» في الوارد والإيداع في الأرشيف؟
«تم» فعل شخصي يخفي الكتاب من وارد صاحبه وحده. الإيداع فعل مؤسسي بسلطة، يعطي الكتاب رقم أرشيف ويغلقه في وارد كل مستلميه.
ماذا لو تغير ملف مرفق بعد الإيداع؟
يظهر في أول تحقق ليلي يصل إلى السجل، أو فورا بزر «تحقق من السلامة الآن». السجل يعلم بأنه لم يطابق، وينبه أمناء الأرشيف.
هل نعدل خطة الملفات؟
نعم، من شاشة خطة الملفات لمن يحمل سلطتها: أصناف جديدة ومدد ومنطلقات وإجراءات. وما أودع قبل التعديل يبقى على مدته.
ماذا عن الكتب المؤرشفة قبل الخطة؟
أخذت سجلات في صنف «غير مصنف» بخمس سنوات، ويعاد تصنيفها بسبب وسلطة فيعاد حساب احتفاظها.
نسخة عاملة
افتح الأرشيف وجرب البحث والتحقق بنفسك
نراجع معكم خطة الملفات ومدد الاحتفاظ قبل التنصيب، وتبدأ الجهة بالخطة الافتراضية أو بخطتها.