زاجلمنظومة الاتصال الحكومي

وحدة اختيارية تفعل عند الطلب

مركز الوثائق

الوثائق المعتمدة في مكان واحد، بنسخة سارية واحدة

مركز الوثائق يحفظ ما اعتمدته الجهة من سياسات وإجراءات وأدلة ونماذج. كل نسخة يعتمدها شخص لم يعمل عليها، ولكل نسخة رقم وسبب تغيير وموعد مراجعة، والموظف يقر بأنه اطلع حين تطلب الوثيقة ذلك.

  • ٧ أنواع: سياسة وإجراء ونموذج ودليل ونظام أو لائحة وتعميم مرجعي وأخرى
  • اعتماد بأربع أعين: من عمل على النسخة لا يعتمدها
  • السري يعرض صفحات مصورة بعلامة مائية باسم القارئ
مركز الوثائق في زاجل: الوثائق المعتمدة برموزها وأنواعها، ومرشحات النوع ودرجة السرية، وما ينتظر إقرارك، وآخر ما فتحته.

دورة النسخة

كل تعديل نسخة جديدة، والسارية واحدة دائما

الوثيقة تبقى برمزها، والنسخ تتعاقب عليها. القاعدة تسمح بنسخة سارية واحدة ونسخة مفتوحة واحدة لكل وثيقة.

  1. مسودةيعدها معد الوثائق في وحدته، ومعها سبب التغيير
  2. بانتظار الاعتماديعتمدها شخص لم يعمل على النسخة
  3. ساريةنسخة سارية واحدة برقمها وتاريخ سريانها
  4. مراجعة دوريةكل ٦ أو ١٢ أو ٢٤ أو ٣٦ شهرا، بتذكير قبل ٣٠ يوما
  5. سابقةحين تعتمد نسخة أحدث، وتبقى محفوظة كما هي

معادة للتعديلالمعتمد يعيد النسخة إلى معدها بملاحظة مكتوبة، والملاحظة لازمة.

  • رمز الوثيقةيصدر مرة واحدة بصيغة RES-2026-000123، والنسخ ترقم ١ و٢ و٣ عند الاعتماد.
  • سبب التغييرلازم لكل نسخة بعد الأولى، ويراه القارئ فوق الوثيقة.
  • نسخة مجمدةالسارية والسابقة لا تعدلان: مشغل في قاعدة البيانات يرفض أي تغيير عليهما.
  • إلغاء بسببالوثيقة تلغى بسبب مكتوب ويسمى بديلها، ويبلغ من أقر بها. ويمكن إعادة العمل بها.

الاعتماد بأربع أعين

من كتب النسخة لا يعتمدها

  • قاعدة أوسع من «الرافع غير المعتمد»من أنشأ النسخة أو رفع ملفها أو عدلها أو أرسلها للاعتماد يخرج من المعتمدين، في كل جولة. ومن سحب نسخة بعد إرسالها يعد من كتابها.
  • صلاحية وتصريحالاعتماد لمن يحمل «اعتماد النشر»، وتصريحه يبلغ درجة النسخة والملف.
  • لا إرسال بلا معتمدإن لم يوجد معتمد مؤهل يرفض الإرسال من البداية، فلا تنتظر النسخة أحدا لا يأتي.
  • إعادة بملاحظةالمعتمد يعيد النسخة إلى معدها بملاحظة لازمة، والسجل يحفظ كل جولة بفاعلها ووقتها.
  1. معد الوثائقأنشأ النسخة ٢ ورفع ملفها وكتب سبب التغييربالانتظارتم
  2. زميل في الوحدةعدل النسخة، فصار من كتابهابالانتظارتم
  3. المعتمدلم يعمل على النسخة، وتصريحه يبلغ درجتها · اعتمدبالانتظارتم

من أنشأ النسخة أو رفع ملفها أو عدلها أو أرسلها لا يستطيع اعتمادها، في أي جولة.

سارية ومنشورةRES-2026-000004 · v2

النسخ والمراجعة الدورية

تاريخ كل وثيقة ظاهر، وموعد مراجعتها محسوب

  • النسخ وتاريخهاصفحة الوثيقة تعرض نسخها، وتاريخا بكل حدث: أنشئت، وأرسلت للاعتماد، واعتمدت، ومن فعل كل ذلك.
  • دورة مراجعة٦ أو ١٢ أو ٢٤ أو ٣٦ شهرا، أو بلا مراجعة دورية. والموعد القادم تاريخ السريان مضافا إليه الدورة.
  • تذكير بثلاث مراحلقبل الموعد بـ٣٠ يوما، ثم يوم الموعد، ثم بعد تجاوزه ويضاف المعتمدون. التذكير داخل زاجل لمعدي وثائق الوحدة ورئيسها.
  • تأكيد المراجعةإن بقيت الوثيقة صالحة يؤكد المسؤول مراجعتها، فيبدأ موعد جديد دون نسخة جديدة.
  • وثائق من جهات أخرىالوثيقة خارجية المنشأ تسمي مصدرها، ويذكر المركز بالتحقق من صدور نسخة أحدث كل ١٢ شهرا افتراضيا.
صفحة وثيقة في مركز الوثائق: عرض الملف داخل الصفحة، وبيانات الوثيقة، والنسخة السارية، وتاريخ الوثيقة من الإنشاء والإرسال إلى الاعتماد برئيس الجهة.

النشر والإقرار

الوثيقة تنشر لجمهورها، ومن يلزمه الإقرار يقر

  • إقرار عند الحاجةكل وثيقة تختار: تطلب إقرارا بالاطلاع أو لا. والنسخة الجديدة تستطيع أن تطلب إقرارا جديدا ممن أقر بما قبلها.
  • الإقرار بعد الفتحلا يقر الموظف قبل أن يفتح الوثيقة. والإقرار مرة لكل نسخة، بوقته وعنوان IP، ولا يعدل ولا يحذف.
  • إشعار النشرالمعتمد يبلغ الجمهور عند النشر، والرسالة تقول «يلزم إقرارك» حين يطلب. وقائمة «إقراراتي» تجمع ما ينتظر الموظف.
  • تقارير الاطلاع والإقرارمن أقر، ومن لم يقر بعد، ونسبة الإقرار. وتصدر Excel أو PDF، وكل تصدير مدقق.
  • سياسة السجلات مثالاتبدأ من نموذج جاهز يطلب الإقرار ومراجعة كل ١٢ شهرا، وتمر بالاعتماد بأربع أعين. وحين تنشر يصير بندها في صفحة معايير الأرشيف «مطبق» ومعه نسبة الإقرار.
تقارير الاطلاع والإقرار في مركز الوثائق: عدد المنشور وما تجاوز موعد المراجعة وما ينتظر الاعتماد ونسبة الإقرار، وقائمة الوثائق بحالتها وإقرارها، وتصدير Excel والبحث برمز التتبع.

الجمهور

كل وثيقة تصل إلى من يعنيه أمرها

الجمهور يختار عند النشر، والتصريح يطبق فوقه دائما، على مدير النظام أيضا.

كل الموظفين

للسياسات العامة التي تخص الجميع.

وحدات بعينها

وحدة أو أكثر، مع ما تحتها من وحدات أو دونه.

أدوار بعينها

رؤساء الوحدات مثلا. وإن اجتمعت الوحدات والأدوار فالشرطان معا.

إذن اطلاع مؤقت

لشخص خارج الجمهور، بسبب مكتوب، ولمدة أقصاها ٩٠ يوما.

السري للعرض فقط

كل صفحة تحمل اسم قارئها

الوثيقة السرية تعرض ولا تنزل، وملفها PDF دائما. كل صفحة ترسم صورة لحظة طلبها، وعليها علامة مائية لا تنزع.

ما تحمله كل صفحة

القارئ
اسمه واسم دخوله
الوقت
تاريخ الاطلاع وساعته
الوثيقة
رمزها ورقم النسخة
رمز التتبع
ثمانية محارف لليوم

من سرب؟

3fa91c07

القارئ
سلمى حداد
النسخة
ن2
اليوم
2026/09/28

مثال توضيحي. الصفحة ترسم عند كل طلب ولا تخزن، والنسخة الأصلية لا تغادر الخادم.

  • ختم الدرجةشريط علوي بدرجة الوثيقة في كل صفحة، وتتصدر الشريط السفلي ولا تسقط منه.
  • نسخة مضبوطةالتنزيل الوحيد للسري PDF من الصفحات المعلمة نفسها، بإذن صريح لا يتجاوز ٧ أيام، و٣ نسخ في الساعة.
  • لقطات الشاشةلا يمكن منعها في المتصفح، لذلك تحمل كل صفحة ما يدل على قارئها.
  • سجل الاطلاعالعرض والصفحة والتنزيل والنسخة المضبوطة والمحاولة المرفوضة، في سجل لا يعدل ولا يحذف.

وما يكمل المركز

أدوات يحتاجها من يدير الوثائق

تصنيفات متدرجة

شجرة تصنيفات تديرها الجهة حتى ٤ مستويات، منفصلة عن نوع الوثيقة.

بحث في النص

بالعنوان والرمز والكلمات والملخص ونص ملفات PDF، والإملاء العربي موحد: «احمد» تجد «أحمد».

نماذج سياسات جاهزة

سياسة السجلات وأمن المعلومات والاستخدام المقبول والذكاء الاصطناعي، بالعربية والإنكليزية في ملف Word يعدل.

الحفظ والإتلاف

مدة حفظ لكل تصنيف أو من خطة ملفات الأرشيف. والإتلاف يطلبه شخص ويوافق عليه آخر، ومعه شهادة، ولا شيء يتلف تلقائيا.

رفع مفحوص

فحص النوع والتوقيع والحجم والمحتوى النشط والفيروسات، وبصمة SHA-256، وحد ٦٠ ميغابايت.

على الجوال

الوثائق تعرض صفحات في تطبيق الجوال، بلا تنزيل ولا نسخة مضبوطة.

المعايير

مصمم لدعم متطلبات ضبط الوثائق

للمركز صفحة «المعايير» داخله تعرض حال كل بند من الشيفرة نفسها. هذا تصميم يدعم امتثال الجهة، وليس شهادة.

جودة الوثائق
ISO 9001البند 7.5: التعريف والمراجعة والاعتماد، والإتاحة والحماية، والتوزيع والحفظ والإتلاف، والوثائق خارجية المنشأ.
أمن المعلومات
ISO/IEC 27001السياسات (A.5.1)، ووسم الدرجة (A.5.13)، وحماية السجلات (A.5.33).

زاجل لا يحمل شهادة اعتماد من أي جهة. وبند السياسات يصير «مطبق» حين تنشر الجهة سياسة أمن المعلومات من مركز الوثائق.

أسئلة تتكرر

عن مركز الوثائق

هل المركز في النسخة التجريبية العامة؟

لا. مركز الوثائق وحدة اختيارية تفعل عند الطلب، ولا يظهر في النسخة التجريبية العامة. وحين لا تكون مفعلة لا تظهر صفحاتها أصلا. راسلنا لعرضه.

هل يعتمد من رفع الوثيقة؟

لا. كل من أنشأ النسخة أو رفع ملفها أو عدلها أو أرسلها يخرج من المعتمدين، في كل جولة.

هل تنزل الوثيقة السرية؟

الملف الأصلي لا ينزل أبدا. المتاح نسخة مضبوطة من الصفحات المعلمة، بإذن صريح لا يتجاوز ٧ أيام.

ماذا لو صور أحد الشاشة؟

لا يمكن منع ذلك في المتصفح. لكن كل صفحة تحمل اسم القارئ ووقت الاطلاع ورمز تتبع، ومن يحمل الصلاحية يعيد الرمز إلى القارئ والنسخة واليوم.

هل يرسل المركز بريدا إلكترونيا؟

لا. إشعارات النشر وتذكيرات المراجعة داخل زاجل.

وحدة اختيارية تفعل عند الطلب

نعرض مركز الوثائق على بيانات تشبه بيانات جهتك

مركز الوثائق غير متاح في النسخة التجريبية العامة. راسلنا لعرض حي، والنسخة التجريبية تعرض المراسلات الإدارية وبقية المنظومة.

تواصل عبر واتساب